تهتم إدارة المشاريع بنجاح المؤسسات واستدامتها، حيث تعمل على تحويل الخطط والاستراتيجيات إلى أفكار ونتائج ملموسة على أرض الواقع. وتعتمد إدارة المشاريع على ضبط التكاليف، وإدارة الوقت، ومن هذا المنطلق تسهم في تحقيق الأهداف بجودة عالية. وتواجه بعض الشركات عددًا من المعضلات في إدارة مشاريعها، ليس بسبب ضعف الفكرة أو نقص الإمكانيات، بل نتيجة الوقوع في أخطاء إدارية شائعة يمكن تجنبها بسهولة عند اتباع منهجية علمية واضحة في إدارة المشاريع.
ما هي إدارة المشاريع؟
عملية إدارة المشاريع من العمليات الحيوية التي تهتم بتخطيط وتنفيذ ومراقبة الأداء بشكل منهجي؛ وذلك لضمان الحصول على نتائج مضمونة وفعّالة. فهي تعتمد على تطبيق مجموعة من الإجراءات والأساليب العلمية التي تساعد على تحقيق الأهداف المرجوة للمشروع الاستثماري، بما يشمل تحديد نطاق المشروع، وضع الجدول الزمني، توزيع الموارد، ورصد الميزانية، بالإضافة إلى تقييم المخاطر ووضع استراتيجيات للتعامل معها؛ مما يساعد إدارة المشاريع بطريقة توصف بالدقة والاحترافية.
أهمية إدارة المشاريع
- تساهم إدارة المشاريع الاستثمارية في تحقيق الميزة التنافسية بين المشروعات من خلال دراسة دقيقة.
- تهتم بضمان سير العمل بصورة واحدة للوصول إلى أفضل النتائج واختيار العمالة الملائمة.
- إدارة المخاطر إحدى العوامل الأساسية لخدمة إدارة المشاريع؛ ولذلك يجب إدارة المخاطر بطريقة احترافية.
- تساهم في تحسين أداء المشروع من خلال تطوير خطة المشروع.
5أخطاء شائعة في إدارة المشاريع
ضعف التخطيط
تحتاج المشروعات الاستثمارية إلى التخطيط المسبق قبل بدء المشروع الاستثماري؛ وذلك من خلال إعداد دراسة جدوى اقتصادية واضحة، حيث تهتم بدراسة كافة أركان المشروع الاستثماري، بدايةً من دراسة الجدوى التسويقية مرورًا بدراسة الجدوى الفنية وصولًا إلى دراسة الجدوى المالية؛ وبناءً على ما سبق تُبنى جميع مراحل التنفيذ، بجانب وضع جداول زمنية واقعية تحدد جميع مراحل المشروع ومهام كل مرحلة؛ فتهتم دراسة الجدوى بالتخطيط الجيد قبل بدء إدارة المشاريع الاستثمارية.
اقرأ أيضًا: تكلفة دراسة الجدوى وأسباب أخرى ميزت آفاق للاستشارات
يساهم التخطيط المسبق الجيد في تقليل المفاجآت التي قد تحدث، وتعزيز التنسيق بين فريق العمل؛ ومن هذا المنطلق، يساعد ذلك على زيادة فرص نجاح المشروع وتحقيق أهدافه بكفاءة واحترافية عالية، فمن خلال إعداد دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية التي تهتم بذكر كافة التفاصيل الهيكلية الدقيقة والواضحة؛ فمن خلال ذلك يتفادى المشروع كافة المعضلات الإدارية.
عدم تحديد الأهداف
عدم وضوح الأهداف من البداية يعرض المشروع الاستثماري للعديد من المخاطر، من خلال تشتيت الجهود، علاوة على ضعف التنسيق بين فرق العمل؛ مما يصعب اتخاذ قرارات استثمارية ملائمة تعمل على إدارة المشاريع بطريقة احترافية. يجب ربط أهداف المشروع بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة لضمان اتساق الجهود وتحقيق قيمة مضافة حقيقية، وتوثيق الأهداف والمستندات مع جميع أصحاب المصلحة، بالإضافة إلى الامتثال القانوني بطريقة احترافية وواضحة.
يساهم توحيد رؤية فريق العمل حول أهداف المشروع منذ البداية في تعزيز الانسجام، ومن هذا المنطلق، ينصح بعقد اجتماعات دورية تعمل على تعزيز ثقافة العمل الجماعي والمسؤولية المشتركة، وتحديد الصفات الهيكلية والإدارية؛ مما يعمل على إعداد رؤية واضحة على دائرة العمل في إدارة المشاريع الاستثمارية.
سواء إدارة الوقت والموارد
فوضوية أداء مهام العمل تسبب سوء التوازن بين الجدول الزمني والموارد المتاحة، مما يؤدي إلى ضغط غير مبرر على فريق العمل؛ مما يتسبب بشكل مباشر في فشل إدارة المشاريع الاستثمارية. يجب إعداد جداول زمنية واقعية تساعد على قابلية تنفيذ المشروع، تتوافق مع مهارات فريق العمل، وتقسيم المشروع إلى مراحل واضحة ومهام فرعية، مع تحديد مدة زمنية لكل مهمة وربطها بمؤشرات أداء قابلة للقياس.
تساهم الإدارة الفعالة في اختصار الوقت والجهد بطريقة احترافية من خلال تنظيم العمليات وتحديد الأولويات بوضوح؛ مما يقلل من التكرار والأعمال غير الضرورية. وبجانب ذلك، تعمل المتابعة المستمرة على تحسين كفاءة التنفيذ من خلال رصد تقدم المشروع بشكل دوري، والتأكد من التزام الفرق بالجدول الزمني والخطة الموضوعة، بالإضافة إلى تحديد أي انحرافات أو مشكلات محتملة ومعالجتها فورًا.
تجاهل إدارة المخاطر
تجاهل إدارة المخاطر من أكثر الأخطاء التي تهدد استمرارية وإدارة المشاريع ونجاحها، إذ إن أي مشروع – مهما بلغت دقة تخطيطه – يظل معرضًا لمجموعة من المخاطر المحتملة، سواء كانت تشغيلية أو مالية أو تقنية أو تنظيمية، أو ناتجة عن عوامل خارجية. وعندما لا يتم التعامل مع هذه المخاطر بشكل استباقي، يفاجأ فريق العمل بأزمات غير متوقعة قد تؤدي إلى تعطّل سير المشروع، أو تجاوز الميزانية، أو الإخلال بالجدول الزمني، أو حتى فشل المشروع بالكامل.
تساهم إدارة المخاطر الفعالة في تعزيز قدرة المشروع على التكيف مع المتغيرات، كما تهتم بتقليل الخسائر المحتملة، علاوة على ذلك، تضمن استمرارية العمل بثقة ومرونة، مما يزيد فرص تحقيق أهداف المشروع ضمن الإطار الزمني والمالي المحدد.
عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات في إدارة المشاريع
يؤدي عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات في إدارة المشاريع إلى أخطاء تنظيمية تؤثر بشكل سلبي على سير العمل. يجب تحديد مهام ومسؤوليات كل فرد بوضوح منذ بداية المشروع، علاوة على إعداد توصيف وظيفي دقيق لكل دور داخل المشروع، يوضح نطاق المهام والصلاحيات وحدود المسؤوليات، ويسهم في تحسين التنسيق والتنظيم، وتسريع اتخاذ القرارات، مما يساهم في رفع نسبة الإنتاج المطلوب. مراجعة الأداء إحدى العوامل الرئيسية التي تساعد على تفادي المفاجآت أو المخاطر التي تحدث عن طريق المصادفة، حيث قد تسبب في تأخير إنجاز المهام، وتحميل بعض الأفراد مسؤوليات زائدة مقابل تقصير غير مقصود من آخرين، مما ينعكس سلبًا على روح الفريق وسير المشروع.
في نهاية عام 2025، يجب إدراك كافة الأخطاء السابقة في إدارة المشاريع ووضع خطط استراتيجية دقيقة لتجنب الوقوع فيها، حيث تساهم المعرفة المبدئية بهذه الأخطاء في اتخاذ الاحتياطات اللازمة، وضمان أمان وسلامة المشروع الاستثماري من المخاطر المحتملة. كما يساعد التخطيط الاستراتيجي السليم على تحسين كفاءة الأداء، وتعزيز القدرة على التعامل مع التحديات والمتغيرات التي قد تطرأ أثناء تنفيذ المشروع، ومن خلال شركة آفاق للاستشارات الإدارية والاقتصادية، تحصل على استشارات دقيقة وواضحة تعتمد على تحليل شامل لمراحل المشروع.